فصل دوم: ثبت و گزارش رویدادهای مالی#
پس از مطالعه این فصل انتظار میرود فراگیر بتواند:
رویدادهای مالی را تجزیه و تحلیل کند.
اثر رویدادهای مالی را بر معادله اساسی حسابداری تشخیص دهد.
اسناد حسابداری را تنظیم نماید.
رویدادهای مالی را در دفتر روزنامه ثبت کند.
اطلاعات را از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال دهد.
مانده حسابها را محاسبه کند.
تراز آزمایشی تهیه نماید.
اصول بدهکار و بستانکار کردن حسابها را توضیح دهد.
مقدمه#
در فصل قبل با معادله اساسی حسابداری آشنا شدید:
داراییها = بدهیها + سرمایه
در این فصل یاد میگیریم که:
رویدادهای مالی چگونه بر عناصر این معادله اثر میگذارند.
چگونه رویدادهای مالی را به زبان حسابداری (بدهکار و بستانکار) ثبت کنیم.
چگونه دفاتر قانونی را تنظیم کنیم.
چگونه تراز آزمایشی تهیه کنیم.
زبان حسابداری: بدهکار و بستانکار#
هر رویداد مالی حداقل بر دو حساب اثر میگذارد. برای ثبت این اثرات از زبان بدهکار و بستانکار استفاده میشود.
قاعده اساسی ثبت حسابها به صورت زیر است:
- داراییها:
افزایش → بدهکار کاهش → بستانکار
- بدهیها:
افزایش → بستانکار کاهش → بدهکار
- سرمایه:
افزایش → بستانکار کاهش → بدهکار
تحلیل رویدادهای مالی (مثال آموزشی)#
فرض کنید مؤسسه «احسانی» در اسفند ۱۳۸۹ تأسیس شده است.
رویداد اول#
۲ اسفند: آقای احسانی مبلغ ۹۰۰,۰۰۰ ریال وجه نقد به عنوان سرمایه وارد مؤسسه نمود.
تحلیل: - دارایی (صندوق) افزایش یافت. - سرمایه افزایش یافت.
ثبت حسابداری:
بدهکار: صندوق ۹۰۰,۰۰۰ بستانکار: سرمایه ۹۰۰,۰۰۰
رویداد دوم#
۸ اسفند: یک دستگاه خودرو به مبلغ ۱۲۰,۰۰۰ ریال به صورت نقد خریداری شد.
تحلیل: - دارایی وسایل نقلیه افزایش یافت. - دارایی صندوق کاهش یافت.
ثبت:
بدهکار: وسایل نقلیه ۱۲۰,۰۰۰ بستانکار: صندوق ۱۲۰,۰۰۰
رویداد سوم#
۹ اسفند: مبلغ ۸۰,۰۰۰ ریال از شرکت الف قرض دریافت شد.
تحلیل: - صندوق افزایش یافت. - بدهی (حسابهای پرداختنی) افزایش یافت.
ثبت:
بدهکار: صندوق ۸۰,۰۰۰ بستانکار: حسابهای پرداختنی ۸۰,۰۰۰
رویداد چهارم#
۱۷ اسفند: مبلغ ۶۰,۰۰۰ ریال به شرکت ب قرض داده شد.
تحلیل: - حسابهای دریافتنی افزایش یافت. - صندوق کاهش یافت.
ثبت:
بدهکار: حسابهای دریافتنی ۶۰,۰۰۰ بستانکار: صندوق ۶۰,۰۰۰
رویداد پنجم#
۲۲ اسفند: مبلغ ۴۰,۰۰۰ ریال از طلب شرکت ب دریافت شد.
تحلیل: - صندوق افزایش یافت. - حسابهای دریافتنی کاهش یافت.
ثبت:
بدهکار: صندوق ۴۰,۰۰۰ بستانکار: حسابهای دریافتنی ۴۰,۰۰۰
رویداد ششم#
۲۴ اسفند: مالک مبلغ ۲۲,۰۰۰ ریال وجه نقد و ۳۶,۰۰۰ ریال اثاثه اداری به عنوان سرمایه مجدد وارد مؤسسه نمود.
تحلیل: - صندوق افزایش یافت. - اثاثه اداری افزایش یافت. - سرمایه افزایش یافت.
ثبت:
بدهکار: صندوق ۲۲,۰۰۰ بدهکار: اثاثه اداری ۳۶,۰۰۰ بستانکار: سرمایه ۵۸,۰۰۰
سند حسابداری#
سند حسابداری برگهای است که آثار مالی یک یا چند رویداد در آن نوشته میشود.
اجزای سند حسابداری:
شماره سند
تاریخ
شرح
کد حساب
مبلغ بدهکار
مبلغ بستانکار
امضاهای تأیید
نکات مهم:
همیشه ابتدا حساب بدهکار نوشته میشود.
حساب بستانکار با کمی فاصله در سطر بعد درج میشود.
جمع ستون بدهکار و بستانکار باید برابر باشد.
دفاتر قانونی#
دفاتر حسابداری به دو گروه تقسیم میشوند:
دفاتر رسمی (قانونی)
دفاتر غیررسمی
دفاتر رسمی شامل:
دفتر روزنامه
دفتر کل
دفتر روزنامه#
دفتر روزنامه دفتری است که کلیه رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت میشود.
ستونهای اصلی دفتر روزنامه:
شماره سند
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
انتقال به دفتر کل#
اطلاعات دفتر روزنامه به تفکیک هر حساب به دفتر کل منتقل میشود.
در دفتر کل برای هر حساب صفحه جداگانهای در نظر گرفته میشود.
ستونهای دفتر کل:
شماره سند
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
مانده
تشخیص (بد یا بس)
مانده گیری حسابها#
مانده هر حساب برابر است با:
جمع بدهکار - جمع بستانکار
اگر نتیجه مثبت باشد → مانده بدهکار اگر نتیجه منفی باشد → مانده بستانکار
مثال:
حساب صندوق:
جمع بدهکار: ۱,۰۴۲,۰۰۰ جمع بستانکار: ۱۸۰,۰۰۰
مانده بدهکار: ۸۶۲,۰۰۰ ریال
تراز آزمایشی#
تراز آزمایشی فهرستی از مانده حسابهای دفتر کل در یک تاریخ معین است.
هدف تراز آزمایشی:
اطمینان از تساوی جمع بدهکار و بستانکار
کشف برخی اشتباهات حسابداری
فراهم کردن اطلاعات برای تهیه صورتهای مالی
نمونه تراز آزمایشی مؤسسه احسانی در ۲۹ اسفند ۱۳۸۹:
نام حساب مانده بدهکار مانده بستانکار#
صندوق ۸۶۲,۰۰۰ حسابهای دریافتنی ۲۰,۰۰۰ وسایل نقلیه ۱۲۰,۰۰۰ اثاثه اداری ۳۶,۰۰۰ حسابهای پرداختنی ۸۰,۰۰۰ سرمایه ۹۵۸,۰۰۰ ---------------------------------------------------------------- جمع ۱,۰۳۸,۰۰۰ ۱,۰۳۸,۰۰۰
نکته مهم آموزشی#
اگر جمع ستون بدهکار و بستانکار برابر نباشد، نشاندهنده وجود اشتباه در یکی از مراحل زیر است:
ثبت سند حسابداری
انتقال به دفتر روزنامه
انتقال به دفتر کل
ماندهگیری حسابها
جمعبندی فصل#
در این فصل آموختیم که:
هر رویداد مالی باید تجزیه و تحلیل شود.
ثبت حسابداری بر اساس قواعد بدهکار و بستانکار انجام میشود.
رویدادها ابتدا در سند حسابداری، سپس در دفتر روزنامه و بعد در دفتر کل ثبت میشوند.
تراز آزمایشی ابزاری برای کنترل صحت ثبتهاست.
در فصل بعد با تهیه صورتهای مالی آشنا خواهیم شد.